Wie organisiert man ein spannendes, unterhaltendes und lehrreiches Symposium mit einem interessanten Thema im Zusammenhang mit unserem Studiengang „Internationales Tourismus-Management“, das sowohl Studierende als auch Profis anspricht innerhalb weniger Wochen? Diese Frage stellte uns vor eine riesige Herausforderung am Anfang des dritten Semesters. Immer wieder stellten wir uns die Frage was ein Symposium überhaupt sei oder wie man so etwas organisiert. 

Wir standen lange mit leeren Händen da und überlegten Tag für Tag, wie wir anfangen sollten. Zuerst brauchten wir ein Thema – das wichtigste Element eines Symposiums. Der Fokus unserer wissenschaftlichen Konferenz sollte dabei auf dem Saarland liegen. Bekanntlich entsteht Großes im Kleinen! Die Ideenfindung war ein langer und intensiver Prozess, bis wir zum Entschluss kamen: Wir brauchen etwas innovatives, das es in dieser Form noch nie gab – etwas anderes, neues, interessantes. Gemäß unserem Motto „Wirtschaft, Wissenschaft, Wissbegierde“ kam dann unser Durchbruch: „Besucherlenkung im saarländischen Tourismus“ war als Thema perfekt, futuristisch und einzigartig. Mit diesem gelungenen Startschuss ging es dann richtig los. Wir konzipierten einen Plan mit strukturiertem Ablauf. Sehr viel Wert legten wir auf die professionelle Rednerrunde. Uns gelang es schließlich vier Redner willkommen zu heißen. Wir dürfen euch mit Stolz unsere Redner präsentieren: 

Herr Prof. Dr. Achim Schröder – ist Professor unserer Fakultät Wirtschaftswissenschaften und ist verantwortlich für viele weitere Projekte. Als erfahrener Experte in der Tourismusbranche analysiert und erforscht er die Hintergründe von ,,Besucherlenkung und -monitoring im Saarland“ und dessen Problemstellung. Er eröffnete unser Symposium und generierte so einen sensationellen Start. 

Birgit Grauvogel ist Geschäftsführerin der Tourismus Zentrale Saarland GmbH und hat viele weitere wichtige Rollen in der Tourismusbranche. Sie ist eine sehr engagierte und erfolgreiche Frau, die unser Saarland zukunftsorientiert voranbringt. Die Weiterentwicklung des saarländischen Tourismussektors, die Impulsgebung und die Vermarktung liegen in ihren Händen. Es war uns eine große Ehre eine solche Expertin in unserem Team dabei zu haben. 

Sören Sturm ist Abteilungsleiter für Umweltbildung, Naturerleben und Kommunikation des Nationalparkamt Hunsrück-Hochwald und Experte der Tourismuspolitik und Regionalökonomie. Sein Schwerpunkt galt dem Motto: „Kann Tourismus Natur schützen? Und wie kann das gelingen? Impulse aus dem Nationalpark Hunsrück-Hochwald.“ Es war ein außerordentlich guter Vortrag. 

Zu guter Letzt war Sebastian Kurth da. Er ist Amtsleiter für Wirtschaftsförderung, Arbeitsmarkt und grenz-überschreitende Zusammenarbeit der Landeshauptstadt Saarbrücken sowie ehemaliger Center Manager der Europa-Galerie Saarbrücken. Er berichtete in seinem spannenden Vortrag über die „Tourismusstrategie der Landeshauptstadt Saarbrücken“ 

Damit war unsere Rednerrunde komplett. Aber das war noch lange nicht alles. Zu einem gelungenen Event gehört in der Regel gute Stimmung, Spaß, Unterhaltung, aber in unserem Fall auch der Bildungsaspekt – ein Grundstein des Symposiums. Um das alles zu generieren, brauchten wir viel Zeit, Nerven, Ambition und Geduld. Zeitmanagement ist hier das „A und O“. Natürlich war die Organisation der Location, das Bereitstellen von „Food and Beverages“ und das Online- und Printmarketing sehr wichtig für uns. Es gehört aber noch viel mehr dazu – die kleinen Dinge, die man zunächst als unwichtig empfindet, können ausschlaggebend für den Erfolg sein. Wir entschieden uns für das Auditorium am Campus Rotenbühl. Dies erschien uns am besten, da es zentral liegt, eine angemessene Größe hat und für die Öffentlichkeit gut zu finden ist. Das bereitgestellte FingerFood-Buffet war gratis für unsere Gäste und sehr facettenreich. Es gab Häppchen für jedermann – mit Fleisch, vegetarisch und vegan. Uns war es außerdem sehr wichtig ein schönes Ambiente zu kreieren und dem Event das „gewisse Etwas“ zu verleihen, daher schmückten wir den Raum vielfältig aus mit Informationsmaterial, aufwändiger Dekoration, Snacks und Gebäck. Unser Werbedesign, das auffallend gestaltet wurde, ließen wir auf Plakate und Flyer drucken und verteilten diese am gesamten Campus und teilweise in der Stadt Saarbrücken. Ein weiterer, bedeutend großer Teil betrug das Management des Online-Marketings. Wir errichteten Facebook- und Instagramaccounts auf denen wir in einzelnen Posts, Schritt für Schritt den Prozess unseres Events preisgaben. Somit erregten wir öffentlich Aufmerksamkeit und sprachen Menschen außerhalb der Fakultät an. 

Es war uns eine Ehre, ein Event in solcher Größe und Ausmaß organisieren zu dürfen. Wir sind sehr stolz, dass wir die Möglichkeit hatten, eine Gruppe Redner zusammenzustellen, die berühmt und berüchtigt sind und Ihrem Namen alle Ehre machten. Sie verliehen unserem Event volle Professionalität. Auch das Publikum war sehr begeistert. Zunächst wussten die meisten Gäste nicht wirklich was auf sie zukommen wird, da unser Tourismus-Symposium in der Form das Erste war. Es war in jeder Hinsicht neu und innovativ. Während der Veranstaltung bemerkten wir besonders die Aufmerksamkeit und das Interesse der Zuschauer und es beteiligten sich einige bei der abschließenden Diskussion, was für uns ein Indiz einer gelungenen Veranstaltung war. Im Anschluss baten wir die Gäste um ein Feedback in Form eines Evaluationsbogen. Alle stimmten für ein gut gelungenes Event. Viele davon fügten hinzu, dass sie sehr überrascht waren und ihre Erwartungen übertroffen wurden. Sie konnten sich zunächst nichts unter unserem Thema vorstellen, wurden aber sehr schnell ins Geschehen eingebunden und ihr Interesse wurde geweckt. Die Mehrheit beteuerte, dass die Anzahl der Redner genau richtig war, die individuellen Vorträge allerdings etwas kürzer gestaltet werden könnten. Daher waren wir leider um einige Minuten in Verzug, was aber der einzige Kritikpunkt war. 

Wir sind dankbar für die Chance, die Organisation eines Events in solchem Maß übernehmen zu dürfen. Uns öffnete das Symposium besondere Türen. Wir lernten einige Branchenführer im Tourismus und der Wirtschaft persönlich kennen. Wir schufen eine Ebene, auf der Studierende und Gäste die Möglichkeit bekamen mit Experten und Profis in Kontakt zu treten – bei guter Stimmung auf intellektueller Basis. 

Um es noch einmal auf den Punkt zu bringen: Anfangs standen wir vor einer sehr herausfordernden Aufgabe, ein unterhaltendes Tourismus-Symposium zu organisieren. Zu dem Zeitpunkt würde noch sehr viel auf uns zukommen, was uns unsicher gestimmt hat. Nach langen Überlegungen kam so langsam das Gefühl des Erfolgs. Wir erstellten ein rundum gutes Konzept. Es machte sich alles bezahlt und wir stellten schließlich ein wahrhaftig tolles Event auf die Beine. Aller Anfang ist schwer – doch nur durch Herausforderungen blüht am Ende der Erfolg! 

Eine Projektarbeit der Gruppe „ITM-Symposium“ des 3. Fachsemesters im Studiengang „Internationales Tourismus-Management“ WS 2019/2020 (Modul: Management in der Tourismuswirtschaft) 

Viktoria Bertel, Hannah Schmid, Lydie Muller, Sofie Wendel, Emanuel Ertel